Performanță maximă în 5 pași și jumătate

Cu toții avem anumite puncte-cheie în activitatea profesională. Pentru a înțelege care sunt acestea și de ce sunt atât de importante în a fi identificate, îți propun să luăm exemplul unei fabrici de încălțăminte. Dacă e să ne concentrăm în a identifica acele puncte-cheie în fluxul tehnologic, atunci s-ar evidenția cu ușurință următoarele:

Aprovizionarea – Pentru orice producător este crucial în a folosi cea mai bună materie primă și la cel mai bun preț; Producția – transformarea materiei prime în produse de calitate și Marketingul – promovarea produsului finit spre comercializare.

Am identificat succint care sunt punctele-cheie. Întrebarea este: care dintre acestea este cel mai important? Gândește-te. Aprovizionarea, producția sau marketingul?

Valoarea unei activități, indiferent că este una ce aparține de job-ul tău sau de o fabrică imaginară de pantofi este dată de formula:

VALOARE = Punct-cheie¹ x Punct-cheie² x Punct-cheieⁿ…

Așadar, formula Valorii acestei mici fabrici este următoarea:

VALOARE = Aprovizionare x Producție x Marketing

Dacă aprovizionarea este una defectuoasă, cu materiale proaste la un preț prea mare, valoarea activității acelei fabrici va fi direct influențată de acel punct-cheie. Pentru a fi mai clar, gândește-te că aprovizionarea ar fi egală cu 0. Inevitabil, indiferent de cât de bună ar fi linia tehnologică în fabrică și cât de bun ar fi marketingul, fără materie primă, valoarea totală este 0. La fel este și în cazul celorlalte puncte-cheie. Dacă producția este una scumpă, iar produsul finit este slab calitativ, indiferent de calitatea materiei prime sau a marketingului, valoarea totală este direct influențată. În aceeași idee, dacă producția este 0, valoarea totală este 0. În cazul luat ca exemplu, marketingul este la fel de esențial. Dacă produci un lucru extraordinar, din cele mai bune materiale, dar absolut nimeni nu știe asta și produsul nu ajunge la comercianți, valoarea activității este pe măsură.

Ei, acestea sunt elementele cheie, iar acestea există și în activitatea ta. Dacă vrei să ai succes în ceea ce întreprinzi trebuie mai întâi să identifici acele puncte-cheie din activitatea ta. Nu fi superficial. Urmărește „fluxul tehnologic” al activității tale și pune elementele pe hârtie. Dacă ești agent de vânzări, atunci punctele-cheie ale activității tale și implicit formula valorii ar fi, cel mai probabil, după cum urmează:

VALOARE = Prospectare x Abordare x Negociere x Finalizare

Dacă abilitatea de prospectare și obținere de recomandări tinde spre minim, atunci întreg viitorul tău în vânzări este unul foarte incert. Degeaba ești cel mai bun vânzător – dacă nu ai cu cine să stai de vorbă, este egal cu 0. Să spunem totuși că prospectarea este una de foarte bună calitate. Cum te descurci cu abordarea? Degeaba ai o mulțime de potențiali clienți, dacă nu reușești să te întâlnești cu ei. Și tot așa și în privința prezentării făcute. Dacă aceasta este una neinteresantă și nu trezește niciun interes clientului (dimpotrivă) atunci valoarea are de suferit. Tot astfel se petrec lucrurile și în privința abilității de a cere comanda clientului în cadrul finalizării.

Acestea sunt punctele-cheie. „Fluxul tehnologic” este ca un furtun prin care circulă apa. Dacă pe un sector furtunul este ștrangulat, întregul debit este afectat, indiferent de cât de mare debit ar permite celelalte sectoare.

Pentru a da valoare activității tale, în primul rând trebuie să identifici toate aceste elemente esențiale ale activității tale.

Pasul următor nu este acela de a te axa pe cele la care ești deja este bun, ci dimpotrivă: concentrează-te asupra punctelor cheie unde ești cel mai slab. În acest sens o să iau exemplul unui manager de vânzări directe. Acesta se pricepe foarte bine la recrutarea viitorilor agenți, iar tendința acestuia este aceea de a face acest lucru cu precădere. Schițând într-un mod cât mai simplu, valoarea activității și elementele cheie arată așa:

VALOARE = Recrutare x Selecție x Control

Degeaba managerul nostru depune efort în recrutare, de vreme ce abilitățile de selecție nu sunt suficient de dezvoltate și antrenate. Acesta va sfârși prin alegerea unor agenți neadecvați, care îi vor stoarce zi de zi de energie într-un mod inutil, candidații nefiind în niciun caz făcuți pentru vânzări. Oricine poate fi „păcălit” în cadrul unui interviu – și mie mi s-a întâmplat, dar dacă asta se întâmplă mai des decât trebuie, managerul va sfârși sufocat și vlăguit de energie.

Fără controlul exercitat prin metodele specifice, iarăși, totul este în zadar. Îmi aduc aminte de un proverb pe care mi l-a spus ocazional un șef de echipă în construcții: „Ochiul stăpânului îngrașă vita.” Chiar dacă a sunat destul de aspru și pentru mine, asta mi-a luat un văl de pe ochi. Oamenii au tendința de a se opune uneori propriului interes, a succesului personal, dacă asta implică ieșirea din sfera de confort și aventurarea adânc în jungla efortului. În cazul nostru, fără control și urmând inevitabil legii entropiei, sfârșitul ar deveni inevitabil pentru manager.

Acestea sunt doar exemple și chiar dacă ești agent sau manager, în formula valorii activității pot exista și alte puncte-cheie, cum ar fi pentru managerul nostru și Instruirea. Atunci formula ar arăta așa:

VALOARE = Recrutare x Selecție x Instruire x Control

În acest caz, să spunem totuși că managerul nostru s-a ales cu câțiva candidați buni. Nu am văzut însă până acum niciun agent bun de vânzări care, fără minimum de informații referitoare la proaspăta lui activitate sau despre produsele promovate, să aibă vreo realizare. Astfel că, fără instruire, managerul va fi nevoit la scurt timp să reia „fluxul tehnologic” pentru reformarea echipei, dat fiind retenția mică a personalului sau a performanței scăzute a echipei.

Nu vreau să tratez excepțiile. Așa cum există extrem de rar manageri care să fie căutați întâmplător de agenți care sunt sârguincioși, loiali și responsabili, pe atât de rari sunt și clienții care caută agentul nostru de mai devreme și cumpără produsul acestuia doar pentru că acest client avea nevoie, fără vreun efort sau implicare din partea agentului. Asemenea cazuri sunt excepțiile despre care alții vor alege să tot vorbească.

★ ★ ★

Așadar, indiferent de sfera de activitate, dacă îți dorești să excelezi în ceea ce faci, dacă îți dorești să muncești cu mai puțin efort, cu rezultate maxime și în timp minim, ia-ți puțin timp și urmează pașii de mai jos:

1) Identifică „fluxul tehnologic” și evidențiază punctele-cheie din activitate. Reține că punctele-cheie sunt acele elemente, atât de importante, fără de care activitatea nu s-ar putea desfășura, așa cum ai văzut în exemplele menționate.

2) Identifică acel element care este cel mai slab pe baza rezultatelor obținute până atunci. Nu două, ci doar unul singur. În această etapă sunt deosebit de utile rapoartele de activitate/producție din ultima perioadă.

3) Detaliază pe hârtie din ce este compus acest punct-cheie. Atenție: un punct-cheie din „fluxul” tău poate fi compus în aceeași manieră din etape sau elemente cheie. De exemplu, în cazul agentului de vânzări, prospectarea poate să cuprindă Obținerea de nume, Calificarea, Organizarea bazei de date, Aprofundarea unor tehnici de obținere a recomandărilor, Strategii de abordare a centrilor de influență, Analiza piețelor țintă etc.

4) Pune la punct o strategie de perfecționare a acelui element și acționează. Citește mai mult despre acel element/domeniu; mergi la seminarii pe aceeași temă; vorbește cu cei care excelează în acel element; și nu în ultimul rând, cere feedback. Înștiințează superiorul de intenția ta de a îmbunătăți acel aspect și cere-i feedback. Cere și de la colegii, subalternii sau chiar de la clienții tăi. Așa cum îmi place să spun „jocul de șah se vede mult mai simplu și mai clar din exterior”, tot astfel, ceilalți din jurul tău pot să-ți furnizeze informații absolut incredibile, de care nici nu ai fost conștient până atunci.

5) Punct și de la capăt. După ce simți că ai făcut progrese în perfecționarea acelui punct-cheie ales inițial, ultimul pas îl reprezintă reluarea pașilor amintiți. Cu siguranță lucrurile stau diferit, iar punctul-cheie cel mai slab este altul acum. Reluarea ciclului este deosebit de importantă deoarece mediul extern se poate schimba și el între timp, solicitând mai mult un punct-cheie într-un anumit moment dat, iar asta înseamnă că este necesară intervenția ta în acest din urmă punct-cheie.

5,5) Notează, arhivează, urmărește. Dacă ai ales să fii mai bun în activitatea ta prin urmarea celor 5 pași de mai sus, atunci ar fi bine ca, după identificarea punctelor-cheie și definitivarea formulei Valorii, toate acestea să le notezi undeva la vedere.

Înlocuiește în mod constant variabilele din formulă cu note de la 0 la 10 și află Valoarea activității tale. Odată reluat ciclul, refă aceleași calcule: acordă-ți note pe fiecare element și află Valoarea. Dacă Valoarea crește, înseamnă că faci ceea ce trebuie. Tot astfel, formulă sub formulă, îți va fi simplu în decursul timpului să analizezi evoluția tuturor punctelor-cheie din activitatea ta și să iei măsurile necesare. În același mod vei afla și dacă măsurile de îmbunătățire pe care le-ai întreprins pe un anumit punct-cheie au avut succes sau nu. Este ușor să crezi, când lucrurile o iau în jos, că eforturile tale într-un anumit aspect nu au avut roade și să părăsești calea, în vreme ce alți indicatori se fac vinovați de acest lucru și că aceștia din urmă necesită mai mută atenție din partea ta. De aceea e nevoie să ții evidența. Prin acest procedeu, intervențiile vizând îmbunătățiri ale activității vor fi punctuale și cu o exactitate chirurgicală, iar pentru asta nu trebuie decât să urmezi pașii de mai sus.

Avertisment. Există o împotrivire nativă față de ceea ce nu ne place sau nu cunoaștem. Sunt puține persoane care vor să mănânce ceva neplăcut sau ceva care nu cunosc, iar comportamentul copiilor în acest sens este grăitor.

Același lucru se întâmplă și în activitatea noastră zilnică. Ne apucăm cu drag de acele lucruri pe care le cunoaștem și știm că le facem bine. Ne prefacem că nu vedem lucrurile neplăcute, concentrându-ne uneori chiar în activități fără nicio însemnătate, doar-doar vom scăpa. Tocmai de aceea este important să reziști tentației de a-ți vedea în continuare de treabă, făcând aceleași lucruri plăcute. Știu cât de nedorit este să te concentrezi pe acele puncte-cheie pe care nu le stăpânești bine, pentru că acestea sunt în fapt acele mâncăruri pe care le refuzăm, strâmbând din nas.

Să-ți dau un exemplu. În liceu am avut un profesor care preda limbile moarte, atât latina cât și greaca. Pentru că nu degeaba li se spune limbi moarte, nu mă atrăgeau deloc. Asta făcea să am cele mai mici note posibile, scăpând de cele mai multe ori datorită culturii generale și nicidecum cunoștințelor în domeniu. Nu greșesc dacă mărturisesc că orele erau un adevărat calvar.

Într-un weekend, m-am hotărât: am luat cartea de latină și am sintetizat întreaga gramatică în tabele, pe foi. Am acoperit astfel peretele de lângă patul meu cu acele foi, așa încât le cercetam cel puțin involuntar atât dimineața cât și seara. Rezultatul? L-am dovedit pe profesor. Notele la latină au luat-o în sus, dându-mi o satisfacție enormă când întâlneam câte vreun verb cu o conjugare excepțională. Dar la greacă, calvar! Deși aveam același profesor, ora de latină îmi plăcea, cea de greacă era insuportabilă și supraviețuiam la limita corijenței.

Morala poveștii este simplă: Cu cât te pricepi mai bine într-un element cheie al activității tale, cu atât mai motivat te simți să te apuci de el. Așadar, renunță la tehnica struțului, a tergiversării, și ia taurul de coarne prin urmărirea celor 5,5 pași descriși mai sus. Alege ca, prin confruntarea și îmbunătățirea punctelor-cheie, să ai parte la serviciu de ore de latină și nu de greacă. Alegerea e a ta.